b. Nachrichten und Chats
Wenn Sie Teamwire starten, öffnet sich standardmäßig der Reiter Nachrichten und zeigt Ihnen alle Chats, in denen Sie beteiligt sind.
Bei Erhalt neuer Nachrichten finden Sie auf dem Reiter einen Hinweis zur Anzahl aller ungelesenen Inhalte.
Nachrichteneingang
Bei Erhalt neuer Nachrichten wird ebenso der betroffene Chat mit einem Hinweis zur Anzahl aller ungelesenen Inhalte versehen. Dieser Hinweis verschwindet erst, wenn Sie den Chat öffnen. In der Chatansicht selbst werden die neuen Nachrichten mit einer Trennlinie optisch vom bereits gelesenen Inhalt abgegrenzt.
Suchen
Oberhalb der Auflistung aller Chats finden Sie ein Suchfeld. Sie können hier nach Chat-Titeln, Kontakten, Kreisen bzw. Listen und Nachrichteninhalten suchen. Die Suchergebnisse werden in die entsprechenden Kategorien unterteilt.
- Klicken Sie auf eines der Suchergebnisse, gelangen Sie zur originalen Nachricht bzw. zum originalen Chat.
- Klicken Sie in den Suchergebnissen auf einen Kontakt wird der Chat mit diesem Kontakt geöffnet oder falls noch kein Chat mit dem Kontakt existiert, wird dieser erstellt.
Chat erstellen
Um einen neuen Chat zu erstellen, wählen Sie über den Button oberhalb des Nachrichteneingangs eine der folgenden Optionen aus.
- 1:1 Chat
- Gruppen-Chat
- Broadcast
- Föderierter Chat
1:1 Chat
Wählen Sie einen Empfänger aus. Sie betreten automatisch den neuen Chat und können Ihre Nachricht an den Empfänger verfassen. Für 1:1 Chats wird immer der Name des Gesprächspartners als Titel verwendet. Lesen Sie hier, welche Chat-Inhalte und Aktionen Ihnen hierbei zur Verfügung stehen.
Falls Sie themenbasierte 1:1 Chats führen, verwenden Sie bei der Chaterstellung die Option Gruppen-Chat. Die Erstellung eines Gruppen-Chats ist auch mit nur einem weiteren Benutzer möglich (siehe Gruppen-Chat).
Gruppen-Chat
Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus, vergeben Sie ein Chat-Titel und definieren Sie weitere Einstellungen. Danach betreten Sie automatisch den neuen Chat und können Ihre erste Nachricht verfassen.
Weitere Informationen über verfügbare Chat-Inhalte und Aktionen finden Sie hier.
Broadcast-Chat
Beim Broadcast-Chat handelt es sich um einen Gruppen-Chat, für den der Modus Broadcast bereits aktiviert wurde. Dieser Modus ist sehr nützlich, wenn bspw. Ankündigungen im Unternehmen verteilt werden sollen.
Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus, vergeben Sie ein Chat-Titel und definieren Sie weitere Einstellungen. Danach betreten Sie automatisch den neuen Chat und können Ihre erste Nachricht verfassen.
Weitere Informationen über den Broadcast-Modus finden Sie hier.
Föderierter Chat
Ein föderierter Chat ermöglicht die Kommunikation mit Nutzern von anderen Teamwire Servern.
Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus, vergeben Sie ein Chat-Titel und definieren Sie weitere Einstellungen. Danach betreten Sie automatisch den neuen Chat und können Ihre erste Nachricht verfassen.
Verfügbare Kontakte
Die Auswahl der Chatteilnehmer ist auf Kontakte und Kreise beschränkt, die für die Nutzung der Föderation freigegeben wurden. Sie können daher keinen Chat aus föderierten und nicht föderierten Kontakten Ihrer Organisation erstellen. Sollte ein Kontakt bei der Erstellung eines föderierten Chats nicht zur Verfügung stehen, den Sie jedoch für die Konversation dringend benötigen, wenden Sie sich an Ihren Teamwire Administrator.
Es ist derzeit nicht möglich, dem Chat später weitere Chat-Mitglieder hinzuzufügen.
Verfügbare Chat-Inhalte
Die Auswahl der Chat-Inhalte ist begrenzt.
Die folgenden Anhangstypen werden derzeit unterstützt: Fotos (Galerie), Videos (Galerie), Dateien. Status-Nachrichten werden derzeit nicht unterstützt.
Entfernte Föderationen
Wird die Föderation mit einem oder mehreren Teamwire Servern beendet, werden föderierte Chats automatisch geschlossen. Die Teilnehmer können keine neuen Inhalte versenden. Anders als bei geschlossenen Chats, bleibt die Chathistorie für alle Mitglieder lesbar.
Chat-Titel festlegen
Vergeben Sie einen Titel für Ihre Unterhaltung. Sie können den Chat-Titel jederzeit über die Chat-Einstellungen ändern. Die Vergabe des Chat-Titels ist für Gruppen-Chats zwingend erforderlich.
Teilnehmer auswählen
Wählen Sie mindestens einen Benutzer aus Ihrer Kontaktliste als Empfänger für Ihren neuen Chat aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Kontakts markieren.
Bereits ausgewählte Kontakte werden mit einem markiert und können durch erneutes Anklicken wieder abgewählt werden.
Sie können Kontakte, Listen, Kreise und Bots als Empfänger für einen Chat mischen. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Übersicht aller bisher gewählten Empfänger und können diese auch dort wieder entfernen.
Beachten Sie lediglich die maximale Benutzeranzahl, die einem Chat hinzugefügt werden darf, die Ihnen bei Erstellung oberhalb der Übersicht angezeigt wird (Mitglieder X / 500 ). Das standardmäßige Maximum eines Chats sind 500 Mitglieder. Der Wert kann von Ihren Teamwire Administrator angepasst werden.
Ihre Kontakte sind in vier Arten unterteilt und werden Ihnen in folgenden Sektionen aufgelistet.
Zwar sind alle Kontakte alphabetisch (nach Nachnamen) sortiert, dennoch kann es in einem großen Unternehmen schnell unübersichtlich werden. Nutzen Sie daher die Suchfunktion, oberhalb der Kontaktliste um Ihre Kontakte, Listen, Kreise oder Bots im jeweiligen Reiter leichter zu finden.
Weitere Einstellungen festlegen
- Stummschalten erlauben
Legen Sie fest, ob die Chat-Teilnehmer diese Unterhaltung wahlweise stummschalten dürfen, um keine Push-Benachrichtigungen zu erhalten.
- Alarmierungschat
Diese Option ist für Notfallsituationen gedacht. Enthält ein Alarmierungschat ungelesene Nachrichten, wird er für die Teilnehmer immer an erster Stelle des Nachrichteneingangs stehen bleiben bis die Inhalte gelesen wurden. Neben Alarmierungschats können Sie in Teamwire auch Alarm-Nachrichten versenden, weitere Informationen zu Alarm-Nachrichten finden Sie im Absatz Status-Nachrichten.
Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie unten rechts auf OK. Sie betreten automatisch den neuen Chat und können Ihre Nachricht an den/die Empfänger versenden.
Sprach- und Videoanrufe
Sie können einen oder mehrere Benutzer in bestehenden Chats per Sprach- oder Videoanruf kontaktieren.
Diese Funktion ist für 1:1 Chats und Gruppen-Chats verfügbar.
Es kann nur ein Anruf pro Chat stattfinden. Falls andere Teilnehmer im selben Chat bereits einen Anruf führen, erhalten Sie einen Hinweis.
Anruf starten
Öffnen Sie einen bestehenden Chat oder erstellen Sie einen neuen Chat mit den gewünschten Teilnehmern.
Starten Sie einen Anruf mit dem jeweiligen Symbol oben rechts im Bildschirm.
Verwenden Sie für einen Sprachanruf und
für einen Videoanruf. Sie können während des Sprachanrufs Ihre Kamera jederzeit aktivieren und so zu einem Videoanruf machen. Ebenso können Sie Ihre Kamera während eines Videoanrufs deaktivieren.
Die anderen Gesprächsteilnehmer werden über den Anruf informiert, auch wenn sie die Teamwire App gerade nicht aktiv nutzen.
Die Teilnehmerzahl für Anrufe in Gruppen-Chats ist begrenzt und wird von Ihrem Teamwire Serveradministrator vorgegeben.
Befinden Sie sich in einem Gruppen-Chat mit mehr Mitgliedern als der erlaubten Teilnehmerzahl für Anrufe, ändern sich die Symbole für Sprach- und
Videoanruf. Bevor der Anruf startet wird Ihnen die Liste aller Chat-Mitglieder angezeigt, aus der Sie einen oder mehrere Benutzer (bis zur maximalen Teilnehmerzahl) für das Gespräch auswählen können.
Anruf beitreten
Falls Sie einen Anruf verpasst haben, können Sie auch nachträglich einem Gespräch beitreten.
Öffnen Sie den Chat, in dem Sie zum Sprach- oder Videoanruf eingeladen wurden. Sofern das Gespräch noch andauert, tippen Sie auf Beitreten, um an dem Anruf teilzunehmen.
Funktionen während des Anrufs
Folgende primäre Funktionen stehen Ihnen während des Anrufs zur Verfügung.
- Mikrofon einschalten / ausschalten
- Kamera einschalten / ausschalten
- Audioausgabe wählen
- Bildschirm teilen
- Hand heben
Chat-Inhalte und Aktionen
Anhänge und Funktionen
Sie können neben Textinhalten und Emojis diverse Dateianhänge über Teamwire versenden.
Möchten Sie in Ihrer aktuellen Unterhaltung ein Foto, ein Video, eine Audio-Datei, einen Termin, eine Präsentation, eine PDF o.Ä. versenden, können Sie über Ihre Datei auswählen, oder diese per Drag-and-Drop auf die Teamwire Anwendung ziehen, um diese im Chat zu teilen. Bei den meisten Fotodateien wird eine Vorschau direkt im Chat angezeigt.
Über die Schaltfläche neben dem Texteingabefeld stehen Ihnen als zusätzliche Funktion in Teamwire außerdem Status-Nachrichten und Umfragen zur Verfügung.
Via können Sie Sprachnachrichten aufzeichnen, sofern Sie ein Mikrofon angeschlossen haben. Input und Output für das Audiosignal können Sie in den Allgemeinen Einstellungen festlegen.
Status-Nachrichten
Über neben dem Texteingabefeld stehen Ihnen in Teamwire verschiedene Arten von Status-Nachrichten zur Verfügung.
Die Chat-Mitglieder können mit einer vordefinierten Auswahl an Antworten auf Ihre Status-Nachrichten reagieren ohne den Gesprächsfluss einer aktiven Konversation zu stören. Reaktionen können außerdem von allen Mitgliedern eines Broadcast-Chats versendet werden.
Alarm
Nutzen Sie dieses Symbol, um Ihre Nachricht als Alarm zu versenden (das Textfeld färbt sich rot). Ein Alarm erzeugt bei den Mitgliedern des Chats einen anderen Nachrichtenton und ein anderes Nachrichtensymbol unter den Benachrichtigungen. Der Chat wird im Nachrichteneingang der Mitglieder optisch hervorgehoben und erscheint an erster Stelle.
Den Benachrichtigungston für Alarme können Sie in den Einstellungen > Benachrichtigungen festlegen.
Ankündigung
Nutzen Sie dieses Symbol, um Ihre Nachricht als Ankündigung zu versenden (das Textfeld färbt sich grün). Die Chat-Mitglieder können überauf Ihre Nachricht reagieren.
Notiz
Nutzen Sie dieses Symbol, um Ihre Nachricht als Hinweis zu versenden (das Textfeld färbt sich gelb). Die Chat-Mitglieder können überauf Ihre Nachricht reagieren.
Alle genannten Status können vor dem Senden wieder abgewählt werden, indem Sie auf klicken. Die Nachricht wird als normaler Text versandt.
Aktivität / Reaktionen
Reaktionen können bei jeder Status-Nachricht über den Bericht eingesehen werden.
Eine chronologische Aufzählung aller Reaktion auf Ihre Status-Nachrichten finden Sie über das Symbol oben rechts in der jeweiligen Chatansicht.
Umfragen
Über neben dem Texteingabefeld können Sie in Teamwire Umfragen erstellen.
Klicken Sie auf , um eine Umfrage zu erstellen und gemeinsam mit Ihren Kollegen schnell und unkompliziert Entscheidungen zu treffen.
Lesebestätigungen
Sie finden die Lesebestätigungen in Form von Profilbildern der Benutzer unterhalb der letzten Chat-Nachricht. Beachten Sie, dass diese Lesebestätigungen nur für die letzte Nachricht des Chats gelten. Bestätigungen für vorangegangene Nachrichten können nicht eingesehen werden.
Sollten Sie eine detaillierte Übersicht der aktuellen Lesebestätigungen wünschen, können Sie auf die Zeile der Profilbilder klicken und erhalten so eine Aufzählung der Mitglieder mit Namen.
Nachricht beantworten
Halten Sie den Cursor über die gewünschte Nachricht oder den Anhang, um per Klick auf das Symbol das Kontextmenü aufzurufen. Wählen Sie Antworten, um die Nachricht bei Ihrer Antwort zu zitieren. Dies hilft besonders bei großen Gruppen-Unterhaltungen, um nicht den Überblick zu verlieren.
Nachricht kopieren
Halten Sie den Cursor über die gewünschte Nachricht oder den Anhang, um per Klick auf das Symbol das Kontextmenü aufzurufen. Wählen Sie Kopieren, um die gesamte Nachricht in Ihre Zwischenablage zu kopieren.
Sie können außerdem mit dem Cursor nur einen Teil des Nachrichteninhalts markieren. Per Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Kopieren, um den Inhalt in Ihre Zwischenablage zu kopieren (oder nutzen Sie die Tastenkombination Strg+C bzw. Cmd+C).
Sie können den Text in einen anderen Chat oder externe Anwendung bzw. App einfügen.
Nachricht weiterleiten
Halten Sie den Cursor über die gewünschte Nachricht oder den Anhang, um per Klick auf das Symbol das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Weiterleiten. Sie erhalten eine Übersicht aller existierenden Chats, an welche Sie den Inhalt weitersenden können. Sollten Sie den Inhalt an einen Kontakt oder einen Kreis weiterleiten wollen, mit der Sie bisher keine Unterhaltung führen, klicken Sie oberhalb Auflistung aller vorhandenen Chats auf Neuer Chat und fahren Sie mit der Auswahl der Empfänger wie gewohnt fort.
Nachricht löschen
Eigene Nachrichten und Anhänge können in Teamwire gelöscht werden, selbst wenn diese schon gelesen wurden. Halten Sie den Cursor über Ihre gewünschte Nachricht oder Ihren Anhang, um per Klick auf das Symbol das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Löschen.
Chat-Menü
Klicken Sie in der Chatansicht oben rechts auf das das Symbol , um das Chat-Menü zu öffnen.
Hier können Sie u. a. verschiedene Einstellungen für den Chat vornehmen, Benutzer hinzufügen, erhaltene Anhänge und Status-Nachrichten betrachten, und den Chat verlassen.
Chat-Einstellungen
Wählen Sie im Chat-Menü die Chat-Einstellungen aus. Hier können Sie u.a. den Titel des Chats nachträglich verändern.
Chat-Avatar
Klicken Sie auf den aktuellen Avatar, um in Ihrem Dateiexplorer nach einem Bild oder Foto zu suchen und wählen dieses aus. Der neue Avatar wird allen Mitgliedern der Unterhaltung angezeigt.
Klicken Sie erneut auf den Avatar, um diesen zu ändern oder zu entfernen.
Chat-Titel
Klicken Sie auf den Text unterhalb des Avatars, um den Titel zu ändern und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter.
Wenn Sie den Chat-Titel zurücksetzen möchten, entfernen Sie den derzeitigen Inhalt und bestätigen Sie mit Enter. Der Titel nimmt die automatisch generierte Bezeichnung der Unterhaltung an. Bitte beachten Sie, dass die Vergabe des Chat-Titels nur für Gruppen-Chats möglich ist.
Chat-Modus
Teamwire bietet zwei Chat-Modi. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Funktion Nachrichtenversand erlauben, um den Modus zu ändern.
- Normal
Nachrichtenversand erlauben aktiviert
Standardmäßig wird der Modus Normal verwendet. Er erlaubt allen Mitgliedern der Unterhaltung Nachrichten und Anhänge an den Chat zu senden.
- Broadcast
Nachrichtenversand erlauben deaktiviert
Der Modus Broadcast erlaubt es lediglich den Chat-Administratoren der Unterhaltung Nachrichten und Anhänge an den Chat zu senden. Dieser Modus ist sehr nützlich, wenn bspw. Ankündigungen im Unternehmen verteilt werden sollen.
Medienübersicht
Wählen Sie im Chat-Menü die Medienübersicht aus. Hier finden Sie alle im Chat geteilte Anhänge. Die Anhänge sind nach Medientyp gefiltert, können aber auch ungefiltert unter Alle betrachtet werden.
Alarme, Ankündigungen und Notizen
Wählen Sie im Chat-Menü Alarme, Ankündigungen oder Notizen aus. Hier finden Sie alle im Chat gesendete Status-Nachrichten.
Chat-Administratoren
Wählen Sie im Chat-Menü Administratoren aus. Hier finden Sie die Auflistung aller Administratoren des aktuell gewählten Chats.
Chat-Administratoren haben die Berechtigung Änderungen in den Chat-Einstellungen vorzunehmen. Sie können bspw. den Chat-Titel oder den Chat-Modus verändern, aber auch andere Chat-Mitglieder zum Administrator ernennen.
In einer 1:1-Unterhaltung sind immer beide Mitglieder Chat-Administrator.
In Gruppen-Chats wird immer automatisch der Benutzer, welcher den Chat erstellt hat, zum Chat-Administrator. Dies gilt für alle Arten von Gruppen-Chats; unabhängig davon, ob der Chat durch Auswahl einzelner Benutzer aus der Kontaktliste, Kreise, Listen oder einer Mischform beider Varianten, erstellt wurde.
Benutzer zum Chat-Administrator ernennen
Wählen Sie im Chat-Menü Mitglieder aus, um die Auflistung aller Mitglieder zu erhalten. Sollte der Chat mithilfe eines Kreises erstellt worden sein, können Sie auf dessen Namen klicken, um die Teilnehmer einzusehen. Bewegen Sie den Cursor über den Benutzernamen des gewünschten Mitglieds, klicken Sie auf das Kontextmenü und wählen Sie Zum Chat Administrator ernennen.
Benutzer aus Chat-Administratoren entfernen
Die Rechte des Chat-Administrators können einem Benutzer nicht wieder entzogen werden.
Sie haben folgende alternative Möglichkeit: Entfernen Sie den Benutzer aus dem Gruppen-Chat und fügen Sie ihn erneut hinzu. Somit verliert der Benutzer seine Admin-Rechte und zählt wieder zu den Standard-Mitgliedern der Unterhaltung.
Mitglieder
Wählen Sie im Chat-Menü Mitglieder aus. Hier finden Sie die Auflistung aller Chat-Mitglieder inkl. der Chat-Administratoren des aktuell gewählten Chats.
Sollte der Chat mithilfe eines Kreises erstellt oder erweitert worden sein, wird Ihnen hier der jeweilige Name angezeigt. Die darin befindlichen Benutzer werden Ihnen aufgelistet, indem Sie auf den Namen des Kreises klicken.
Weitere Mitglieder einem Chat hinzufügen
Wählen Sie in der Liste der Chat-Mitglieder die Funktion Kollegen zum Chat hinzufügen. Sie werden zu Ihrer Kontaktliste weitergeleitet, aus welcher Sie weitere Benutzer und/oder Kreise und Listen zum Chat hinzufügen können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Mitglieder aus einem Chat entfernen
Um einzelne Benutzer aus dem Chat zu entfernen, bewegen Sie den Cursor über den Benutzernamen des gewünschten Mitglieds. Klicken Sie auf das Kontextmenü und wählen Sie Teilnehmer entfernen. Benutzer, die über einen Kreis hinzugefügt wurden, können nicht einzeln entfernt werden; hier muss immer der gesamte Kreis ausgetragen werden.
Chat-Verwaltung
Über das Chat-Menü können Sie direkte Aktionen für den aktuell gewählten Chat vornehmen, wie bspw. stummschalten, archivieren, schließen oder verlassen.
Chat archivieren
Dies ist eine persönliche Einstellung und gilt nur für Ihr eigenes Benutzerkonto.
Archivieren Sie einen Chat, wenn die Unterhaltung nicht länger aktiv ist oder eine themenbasierte Diskussion abgeschlossen wurde. Archivierte Chats werden standardmäßig nicht in Ihrem Nachrichteneingang angezeigt.
Sie können einen Chat auf zwei Weisen archivieren
- Öffnen Sie den gewünschten Chat und wählen Sie über das Menü
oben rechts die Option Archivieren.
- Klicken Sie den gewünschten Chat im Nachrichteneingang mit der rechten Maustaste an und klicken auf Archivieren.
Um die von Ihnen archivierten Chats ebenfalls mit anzeigen zu lassen, klicken Sie über die Menüleiste des Programms (alternativ über oben links neben Ihrem Profilbild oder Ihrem Namen) auf Teamwire > Chat > Archivierte Chats anzeigen. Archivierte Chats befinden sich dann wieder in Ihrem Nachrichteneingang, mit einem Rechtsklick darauf können Sie den Chat aus dem Archiv wiederherstellen.
Chat stummschalten
Dies ist eine persönliche Einstellung und gilt nur für Ihr eigenes Benutzerkonto.
Schalten Sie einen Chat stumm, um keine Benachrichtigungen mehr zu erhalten. Der Benachrichtigungston und die Push-Notifizierungen werden für diesen Chat nicht ausgelöst. Eine Information über ungelesene Nachrichten wird weiterhin auf dem Teamwire App Icon in Ihrer Taskleiste erzeugt.
Sie können einen Chat auf zwei Weisen stummschalten
- Öffnen Sie den gewünschten Chat und wählen Sie über das Menü
oben rechts die Option Stummschalten.
- Klicken Sie den gewünschten Chat im Nachrichteneingang mit der rechten Maustaste an und klicken auf Stummschalten.
Auf dieselbe Weise können Sie die Benachrichtigungen für einen Chat wieder aktivieren.
Chat schließen
Dies ist eine administrative Einstellung und gilt für alle Mitglieder des Chats. Nur Chat-Administratoren können einen Chat schließen.
Schließen Sie einen Chat, wenn die Unterhaltung nicht mehr länger benötigt wird.
Der Chat wird mit einem entsprechenden Vermerk für alle Mitglieder der Unterhaltung geschlossen und die Chathistorie ist nicht länger lesbar.
Sie können einen Chat auf zwei Weisen schließen
- Öffnen Sie den gewünschten Chat und wählen Sie über das Menü
oben rechts die Option Chat schließen.
- Klicken Sie den gewünschten Chat im Nachrichteneingang mit der rechten Maustaste an und klicken auf Chat schließen.
Als Chat-Administrator können Sie bei Bedarf per Rechtsklick im Nachrichteneingang den Chat wiedereröffnen. Diese Option finden Sie außerdem in der Chatansicht.
Chat verlassen
Treten Sie aus einem Chat aus, wenn Sie nicht länger Teil der Unterhaltung sein wollen oder Ihre Teilnahme nicht länger benötigt wird.
Sie können einen Chat auf zwei Weisen verlassen
- Öffnen Sie den gewünschten Chat und wählen Sie über das Menü
oben rechts die Option Chat verlassen.
- Klicken Sie den gewünschten Chat im Nachrichteneingang mit der rechten Maustaste an und klicken auf Chat verlassen.
Chatverlauf als PDF speichern
Um einen Chat als PDF zu exportieren bzw. zu sichern, klicken Sie über die Menüleiste des Programms (alternativ über oben links neben Ihrem Profilbild oder Ihrem Namen) auf Teamwire > Chat > Als PDF speichern. Definieren Sie in der nächsten Maske den zu speichernden Zeitraum. Klicken Sie auf Als PDF speichern und bestimmen Sie den Speicherort über Ihren Dateiexplorer.
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