c. Verzeichnis und Kontakte

Zuletzt geändert von teamwire001 am 2022/05/25 08:33

Der Reiter  icon-tabcontacts.png Verzeichnis zeigt Ihnen alle synchronisierten Kontakte; erstellte Listen; Kreise, denen Sie vom Teamwire Administrator zugeordnet wurden; und Bots, die Ihnen vom Teamwire Admistrator freigegeben wurden.

Suche

Mithilfe der Suchleiste oberhalb der Kontakte können Sie Namen oder Teile eines Namens eingeben, um Kontakte leichter zu finden. Sie sehen alle übereinstimmenden Benutzer Ihrer und anderer Organisationen. Gehört der Kontakt einer anderen Organisation an, wird der Name der Organisation unterhalb des Benutzernamens angezeigt.

Sie können außerdem nach der Bezeichnung von Listen, Kreisen und Bots suchen.

Kontakte

Unter Kontakte sehen Sie alle Benutzer Ihrer Organisation, die Ihnen vom Teamwire Administrator freigegeben wurden. Diese sind nach Nachname sortiert.

Kontaktdaten

Klicken Sie in Ihrem Verzeichnis auf den Namen eines Kontaktes, um dessen Profil- und Kontaktdaten zu öffnen.

Je nach Pflege dieser Daten durch die jeweiligen Benutzer, finden Sie dort ein Profilbild sowie Informationen zu Organisation, Abteilung, Funktion, oder eine Telefonnummer.

Chat beginnen

Beginnen Sie eine 1:1 Konversation über das Chat Symbol. Sie werden automatisch zur Chatansicht weitergeleitet.

Videoanruf beginnen

Beginnen Sie einen Videoanruf über das Kamera Symbol. Da Sprach- und Videoanrufe nur innerhalb der Chats geführt werden können, werden Sie an einen neuen oder bestehenden 1:1 Chat weitergeleitet. Der Anruf startet dann automatisch.

Sprachanruf beginnen

Beginnen Sie einen Sprachanruf über das Hörer Symbol. Da Sprach- und Videoanrufe nur innerhalb der Chats geführt werden können, werden Sie an einen neuen oder bestehenden 1:1 Chat weitergeleitet. Der Anruf startet dann automatisch.

E-Mail senden

Hat der Benutzer eine E-Mail-Adresse in seinen Kontaktdaten hinterlegt, tippen Sie auf das Brief Symbol. Die hinterlegte Adresse wird in Ihre E-Mail App übertragen und Sie können mit dem Verfassen der Nachricht beginnen.

Kontakt blockieren

Blockierte Benutzer können keinen 1:1 Chat mit Ihnen erstellen bzw. in bestehende 1:1 Chats mit Ihnen schreiben. In Gruppen-Chats werden Ihnen die Nachrichten blockierter Benutzer nicht angezeigt.

Um einen Benutzer zu blockieren, rufen Sie dessen Profil auf und klicken dort auf User blockieren. Hier können Sie die Blockierung ebenfalls über User entsperren aufheben. 

Alternativ finden Sie in Ihrem Profil den Menüpunkt Blockierte Benutzer. Dort erhalten Sie eine Übersicht aller gesperrten Kontakte und können diese dort entsperren.

Sollte die Option "User blockieren" nicht verfügbar sein, wurde die Funktion ggf. von Ihrem Teamwire Administrator deaktiviert.

Kontakte anderer Organisationen

Sollte Ihr Teamwire Administrator die Kommunikation mit externen Kontakten erlauben, können auch Benutzer anderer Organisationen in Ihren Kontakten erscheinen.

Diese Benutzer können Sie mithilfe der Suchleiste suchen. Für diese Kontakte wird der Name der Organisation unterhalb des Benutzernamens angezeigt.

Voraussetzungen zum Auffinden von Kontakten anderer Organisationen

  • Ihr Teamwire Administrator hat die Kommunikation mit externen Kontakten freigegeben
  • Der Teamwire Administrator der externen Kontakte hat freigegeben, dass die Benutzer über das Verzeichnis aufgefunden werden dürfen
  • Die Kontakte sind auf demselben Teamwire Server (Backend) angemeldet
     

Föderierte Kontakte

Sollte Ihr Teamwire Administrator die Teamwire Föderation erlauben, können auch Benutzer anderer Organisationen von einem anderen Teamwire Server (Backend) in Ihren Kontakten erscheinen.

Diese Benutzer erscheinen automatisch in Ihren Kontakten. Für diese Kontakte wird das Symbol der Teamwire Föderation icon-federated1.png und der dazugehörige Backendname angezeigt.

Voraussetzungen zur Synchronisierung externer Kontakte von einem anderen Teamwire Server

  • Ihr Teamwire Administrator hat die Teamwire Föderation mit einem anderen Teamwire Server (Backend) konfiguriert
  • Ihr Teamwire Administrator hat Ihren Benutzeraccount für die Teamwire Föderation freigegeben
     

Listen

In Teamwire werden Listen dazu verwendet schnell und einfach einen neuen Chat mit einem vordefinierten Personenkreis zu erstellen, ähnlich einem Mail-Verteiler. D.h. dass Sie diverse Chats mit denselben Kreisen anlegen können, bspw. nach Themen oder Projekten.

Listen sind Kontaktgruppen, die von Ihnen selbst erstellt wurden und nur in Ihrem Verzeichnis zu sehen sind. Die Mitglieder Ihrer Liste werden nicht über deren Mitgliedschaft informiert. Betrachten Sie Listen als eine Art "privater Kreise".

Bei der Erstellung eines Chats wird die Liste in ihre einzelnen Benutzer aufgelöst. Diese werden (anders als bei Kreisen) direkt in der Mitgliederliste aufgeführt.

Ihre Listen werden auf alle Geräte synchronisiert, an denen Sie sich mit Ihrem Teamwire Benutzerkonto anmelden.

Liste erstellen

Um eine neue Liste zu erstellen, klicken Sie unter Liste auf die Option Neue Liste.

  • Listenname eingeben
    Definieren Sie einen Namen für die Liste. Am besten wählen Sie einen Namen, den Sie leicht mit der Personengruppe assoziieren können. 
  • Mitglieder auswählen
    Verwenden Sie ggf. das Suchfeld, um Kontakte schneller zu finden und wählen Sie die Mitglieder Ihrer Kontaktliste aus.
     

Bestätigen die Erstellung Ihrer Liste anschließend mit OK, um zurück zum Verzeichnis zu gelangen.

Liste bearbeiten

Möchten Sie nachträglich Kontakte der Liste hinzufügen oder aus der Liste entfernen, klicken Sie auf die Liste, um sich alle derzeitigen Mitglieder anzeigen zu lassen. 

Um die Liste zu erweitern oder neu zu benennen, klicken Sie oberhalb der Auflistung aller Mitglieder auf Liste editieren icon-newcontact.png. Wählen Sie icon-newcontact.png Mitglieder hinzufügen, um zusätzlich gewünschte Mitglieder auszuwählen. Verwenden Sie ggf. die Suchleiste oberhalb der Kontaktliste, um Ihre Kontakte schneller zu finden. 

Um bestehende Mitglieder der Liste zu entfernen, bewegen Sie den Cursor über den Benutzernamen des gewünschten Mitglieds, klicken Sie auf das Kontextmenü icon-menu.png und wählen Sie Von Liste entfernen.

Änderungen in Ihren Listen werden in bestehenden Chats nicht automatisch übernommen. D.h. zur Liste neu hinzugefügte Kontakte werden nicht automatisch in einen Chat, den Sie zuvor mit der Liste erstellt haben, eingeladen.

Liste löschen

Um eine Liste zu löschen, wählen Sie diese aus und klicken Sie oberhalb der Auflistung aller Mitglieder auf Liste editieren icon-newcontact.png. Klicken Sie dann auf Liste löschen. Bestätigen Sie die Nachfrage im nächsten Fenster.

Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.

 

Kreise

In Teamwire werden Kreise dazu verwendet schnell und einfach einen neuen Chat mit einem vordefinierten Personenkreis zu erstellen, ähnlich einem Mail-Verteiler. D.h. dass Sie diverse Chats mit denselben Kreisen anlegen können, bspw. nach Themen oder Projekten.

Kreise werden von einem Teamwire Administrator erstellt und können nicht von Ihnen verändert werden.

In Ihrem Verzeichnis sehen Sie alle Kreise, in denen Sie selbst Mitglied sind und können diese während der Erstellung eines Chats verwenden oder nachträglich einem bestehenden Gruppen-Chat hinzuzufügen.

Kreise werden üblicherweise nach klar erkennbaren Personenkreisen definiert, wie bspw. nach Abteilungen oder firmenhierarchischen Positionen. 

Öffentliche Kreise

Öffentlichen Kreise werden von einem Teamwire Administrator erstellt und können nicht von Ihnen verändert werden.

In Ihrem Verzeichnis sehen Sie alle öffentlichen Kreise Ihrer Organisation ohne selbst Mitglied zu sein und können diese während der Erstellung eines Chats verwenden. Dies ermöglicht die Umsetzung spezieller Anwendungsfälle, wie in dem nachfolgenden Beispiel.

  • Beispiel: Vertrauliche Inhalte
    Sie können sich ab sofort per Chat bei der Personalabteilung melden und ein Foto oder gescanntes Dokument zur Krankmeldung einreichen. Daher erstellen Sie einen Chat mit dem öffentlichen Kreis "Personal". Sie treten mit den Mitgliedern des Kreises in Kontakt ohne alle anderen Mitarbeiter der Organisation in den Chat einzuladen.
     

Bots

Bots sind externe Anwendungen (z.B. Chat-Bots) die Ihnen vom Teamwire Administrator freigegeben wurden. Sie sind immer mit dem Suffix Bot gekennzeichnet, damit Benutzer wissen, dass sie nicht mit einer realen Person sprechen. 

Beispielweise der RSS Bot, der WhatsApp Bot, ein Web Chat Widget Bot oder gar ein Barcode Scanner oder ein Flic Button Bot sind nur einige der Beispiele nützlicher, beliebter Bots. In diesem Artikel finden Sie mehr Information und weitere Beispiele zu den Bots.

Kontakte und Kreise aktualisieren

Benutzerkonten von Mitarbeitern oder neue Kreise werden automatisch mit Ihrer App synchronisiert. Sollten dennoch Benutzer oder Kreise in Ihrer Kontaktliste fehlen, können Sie diese manuell erneut synchronisieren. Klicken Sie oben links auf Ihren Namen, um Ihr Profil und die Einstellungen öffnen. Wechseln Sie zu Allgemeine Einstellungen und rufen anschließend über den Menüpunkt  icon-syncbutton.png oben rechts die Synchronisation auf.

Sollten trotz der manuellen Aktualisierung nicht die gewünschten Kontakte erscheinen, wenden Sie sich bitte an Ihren Teamwire Administrator. Ggf. wurden Server-Einstellungen vorgenommen, welche die Synchronisierung der Kontakte einschränken.

Kontakte importieren

Um Kontakte zu importieren, benutzen Sie die Menüleiste der App bzw. das Menü icon-menu.png neben Ihrem Namen und Avatar und wählen Sie dort Teamwire > Verzeichnis > Kontakte importieren.

Die folgenden Formate werden für den Import unterstützt: vCard / vcf, Google CSV und Outlook CSV. Klicken Sie zum Importieren auf das betreffende Format und wählen Sie die Datei mit Ihrem Datei-Explorer aus.

Die importierten Benutzer erscheinen in Ihrer Kontaktliste, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind.

  • Die E-Mail-Adresse stimmt mit dem Benutzerkonto des Kontakts überein
  • Ihr Teamwire-Administrator hat die Kommunikation mit externen Kontakten freigegeben
  • Die Kontakte sind auf demselben Teamwire-Server (backend) angemeldet